問題発生時の防ぎ方・予防法

　組織で働く場合において、問題の発生してしまうことがあります。問題が発生してしまったらそれはもうどうしようもないですが、今後、問題の起こる前にそれの発生は防げるかもしれません。そこでここでは働く組織において問題を防ぐこと、働く組織における問題の予防方法を書いてみました。

危機感の薄い社会・精神保健でも

　最近、周りの管理をする危機感が薄い気がしています。例えば防災訓練も形がい化していることがあります。役立っているとは言えない事が多いです。これは日本だけのことなのかわかりませんが、見えにくい業務や行動、予防に関して軽視されているような気がします。

　これは私の行っている精神保健の分野でもいえます。大事になってからでは遅いのではないかと思いますが、対処を考えているような方は少なく、残念です。

　少なくともまずいと思っていらっしゃる部分があるようでしたら、大事になる前に予防する心がけは持っておいたほうが良いのではないかと思います。

危機感の薄い原因は見えにくいものを考えたくないから？

　確かに見えにくいことの安全性を見たり、対策を練ったりすることは必要以上に予算がかかることはあります。ですから予算対効果が確実にあるのかというと、すぐには回答できません。しかし大事になってからでは遅すぎます。そこで必要経費とみてリスクを負って行動する方法があります。

　それには臆病なくらいのリーダーが必要で、そのような方は問題が起きた場合の策を容易に考えやすいです。

　なお、そうした臆病な方に似た例として決断できない上司がいます。決断できない上司はは部下の話を一切聞かない、あるいは相手を信じない心もあり存在を無視する傾向にあります。これは間違っているような気がしています。

ミスはつきもの

　そもそも基本的に人間はミスをする生き物です。ですからそれを想定して何でも行動する必要があります。

　ミスをしないことはそれはそれで望ましいことですが一方でそれにこだわりすぎると事実をゆがめます。そこでミスに執着しすぎないことが重要です。

ミスの予防には①多くの知見を持つ。

　そこでミスを執着しないための方法としては、一つのソースや一人の人の情報のみを宛てにせず複数の知見や情報をもちより自分で判断を下すことが良いのではないかと思います。投資のところで言う分散投資です。

　事件が嫌だから早く忘れたかったり、現状を変えるのがめんどくさかったりして盲目的に一つのデータに盲信してしまうこともありますが、そのような短絡的な行動をとってしまう場合問題発生時に次なる対策を見出せなくなってしまいます。

ミスの予防には②目標を現実離れさせない。

　また行動に際し事前に目標を設定することがあります。そのような場合は自分の身丈にあった目標を設定し、現実との齟齬を小さくすることが重要です。どうしても目標を「達成すること」に執着してしまうと①無理な難題に設定、または②簡単に達成できるものに設定、をそれぞれしてしまいがちですが、これは間違っています。

　例えば建築業界において本来敷地面積や施工できる場所がすでに決まっているにも関わらず、利ざやを稼ぐため、さも儲かっているように市場が今後も伸び続けるような目標を立てることがあります。このようなことをしているとかつての「姉歯」の偽装事件のように改良と称して手抜きをして問題を起こしてしまうこともあります。

　あの事件には目標が甘かったことも原因としてありますが、それだけでなく、それで本当に大丈夫なのか、といった検証も不明確で、それゆえ問題となった感は否めません。ですからこの事例をを振り返り、未来に生かすためには、目標を設定時に結果も真摯に受け止め、目標と現実とが乖離していないか都度見直し、場合によっては直接話し合うことも重要だと考えています。

以上を考えて組織での良くなるためには

　なお、これらを実行する上で１，組織の管理者として対策を打つ場合と２，組織の末端作業員として対策を打つ場合とで、どのようなことが必要なのかを考えます。

　管理者は部署を小さな塊にし大きな塊にし過ぎないことが重要です。元京セラ会長の稲盛和夫氏におけるアメーバ経営のような感じで組織を弱い塊でお互い相互作用させ、完結させます。すると例えば生産技術で減らした工数分を品質管理の安全に当てられたり研究開発で発見したシード（種）を大量生産できたりします。大きすぎない範囲でプラスマイナスを考えると次の一手が打ちやすいです。

　末端作業員は日頃からなぜ、どうしてを考えることが重要です。トヨタにおいてはミスの起きた場合５回のなぜを問うことは有名ですが、なぜそのようなことをしているのか、どうしてそのようなことをしているのかなどを知ることで本質が明らかになるのだ思います。全ての行動には理由のあり、行動の裏を読み取ることや状況を考えぬくことで管理者になってから生きてくるように思います。

　いずれも考えるべきを考えること、必要ではないことを考えないことでより一層組織が発展すると思います。

それを以下を読んで考えました。

組織行動の「まずい!!」学　樋口晴彦著　祥伝社発行　2006.7です。